– När det gäller anmälningar känns det fortfarande som att hjärtinfarkten är nära. Men det var precis likadant förra året, 75 procent av anmälningarna kom in under de sista två veckorna, säger Mia Forslöf med andan i halsen.
Hon är vd och projektledare på Eventool som för andra året i rad är spindeln i nätet för Näringslivsdagen Eskilstuna. När vi hälsar på i frimans kontor är det drygt en vecka kvar till dagen d. Mia Forslöf har sitt vita headset slängt runt halsen, redo att snabbt svara på samtal, även om hon säger att hon föredrar mejl.
– Jag tycker att ärendet blir mer konkret när man skriver och det är lättare att kontrollera vad man har kommit överens om.
Arbetet med Näringslivsdagen Eskilstuna har pågått sedan i februari, med varierande intensitet. Den sista programpunkten spikades så sent som en och en halv vecka innan näringslivsdagen, men merparten av arbetet med att forma konferensprogrammet skedde under våren. Då arbetade Mia Forslöf hårt med att knyta till sig olika samarbetspartner.
– Programarbetet vill man komma igång med så tidigt som möjligt. Ju mer av programmet som är färdigt desto mer intressant blir det och lättare att sälja in.
Utformningen av programpunkterna sker i samråd med de samarbetspartners som står som värdar för seminarierna.
När vi går igenom en utskrift av programmet upptäcks att ett seminarium benämns olika på två olika ställen. Mia Forslöf far upp ur stolen vid konferensbordet i mitten av rummet och ställer sig vid sin dator för att dubbelkolla. En kort stund senare är felet åtgärdat.
Nästan lika viktigt som programmet är maten och fikat som bjuds under en konferens, enligt Mia Forslöf.
– Om inte maten och fikat är bra genomsyrar det hela dagen för deltagarna.
Förra året bjöds det på en nudelsallad till lunch, och det fanns vissa klagomål på den kalla lunchen. I år blir det i stället en varm pasta. Att inte heller det faller alla i smaken är dock något som Mia Forslöf räknar med.
I förra årets utvärdering av näringslivsdagen, som på det stora hela var positiv, fanns vissa klagomål på lokalerna för de olika seminarierna som ansågs ligga för utspritt. Det tog arrangörsgruppen med sig och i år hålls evenemanget på Elite stadshotellet, något som Mia Forslöf upplever som väldigt positivt.
– Allting blir så otroligt mycket enklare när vi är på ett ställe som är vana att hantera den här storleken på evenemang hela tiden.
Samtidigt hör Eskilstunas näringslivsdag inte till de största eventen som Eventool brukar bolla. Mellan sex och tio evenemang per år brukar det hinna bli, merparten utanför Eskilstuna.
Mia Forslöf beskriver projektledarrollen lite som att vara på jakt efter något hela tiden. Projektledaren jagar hela tiden någon för att få input av olika slag.
Mia Forslöf har nära till skratt och ler mycket och varmt, men något som kan göra henne arg är när folk dröjer med att återkoppla.
– Många förstår inte allt arbete som ligger bakom genomförandet av ett sådant här arrangemang, och förstår inte varför jag behöver få svar för att kunna arbeta vidare.
När en vecka återstår till näringslivsdagen, är det en hel del praktiska saker kvar att ordna med. Under förmiddagen har Mia Forslöf skickat ett underlag till Reklamateljén i Mediehuset för att programbladet ska kunna tryckas. Elisabeth Hofmann håller på med en sammanställning över deltagarnas val av seminarium för att kunna se över disponeringen av Elites lokaler och inom kort ska gåvor till föreläsarna hämtas ut hos Gense.
Mia Forslöf och kollegan Elisabeth Hofmann behöver se över om något nytt profilmaterial behöver införskaffas och slänger sig in i firmatrucken. Vi får följa med till förrådet där en del av materialet har förvarats sedan förra året. Väl framme hittar de bland annat ett antal vepor som ligger hopvikta i en hög. De ska med tillbaka till kontoret, likaväl som en flyttkartong full med små plastfickor för namnbrickor.
– Veporna är lite skrynkliga och behöver få hänga ut sig lite, säger Elisabeth Hofmann.
Mia Forslöf beskriver henne och kollegan som strukturfascister. För dem är detaljplaneringen otroligt viktig, för att allt ska flyta på som det är tänkt. Ju mer detaljerat projektets körschema är, desto bättre.
– Då gör det inte så mycket om det händer något akut och det gör att vi kan njuta när evenemanget rullar på. Bara tekniken fungerar, säger Mia Forslöf.