Det var i mars i år som Strengnäs Tidning skrev om en visselblåsarutredning där Strängnäs kommun utretts, vilket SVT Sörmland var först med att rapportera om. Utredningen hade gjorts av jurister på det externa konsultföretaget Insatt och var klar i mars 2023.

Utredningen visar att en enhetschef vid kommunen har skrivit på anställningsavtalen för två fast anställda medarbetare som chefen är mycket nära släkt med. Juristerna drog slutsatsen att det förelåg jäv i det ena fallet och att det inte går att utesluta jäv i det andra.

Insatts jurister utredde även det faktum att den aktuella enheten har anlitat ett företag som ägs av en nära anhörig till enhetschefen. Strengnäs Tidning har nu gått igenom alla avtal mellan Strengnäs kommun och enhetschefens närstående och tittat på fakturor mellan parterna.

Visselblåsarutredningen var klar i mars 2023.

Foto: Anna Hübsch

Vår granskning visar att åtminstone en av upphandlingarna kan strida mot gällande lag och att Strängnäs köpt tjänster av företaget för mångmiljonbelopp. 

I december 2017 skrevs ett ramavtal för perioden 2018-01-01 till och med 2018-12-31 med möjlighet till förlängning på upp till tre år, med ett år i taget. Avtalet var en annonserad upphandling. Det var en annan person på enhetschefens enhet som stod som beställare, och avtalet undertecknades av en chef på det kontor som enheten tillhör.

Enligt Mats Lange, inköpschef vid Strängnäs kommun, förlängdes detta avtal till 2021-12-31.

Under perioden 2018-01-01 till 2021-12-31 fakturerade enhetschefens närstående kommunen 7 338 256 kronor.

Mats Lange var inte med när man gjorde upphandlingen 2017 men han säger att kommunen vid den tiden köpte mer tjänster externt än man gör i dag.

I fallet med enhetschefens närståendes bolag så gjordes ingen annonserad offentlig upphandling efter 31 december 2021. Skälet var att den berörda enheten uppgett till inköpsenheten att det inte längre fanns något behov.

– Så har det förmodligen gått till i detta fallet, det skulle jag säga, säger Mats Lange.

I stället gjordes en konkurrensutsatt direktupphandling i december 2021 där enhetschefens närstående vann. Men när tidningen kontaktar kommunens inköpsavdelning känner man där inte till direktupphandlingen.

När tidningen i stället frågar den berörda enheten om avtalet från 2021, svarar en anställd via mejl att det inte finns något skriftligt avtal ”då det var konkurrensutsatt direktupphandling med muntlig tilldelning samt via mejl 2021”.

Tidningen har begärt att få ut all dokumentation kring upphandlingen från 2021. Det enda som finns är offertförfrågan från kommunen. Dessutom har en anställd i sin dator kvar mejl från två företag som lämnade anbud, samt kommunens svar till bolagen, där det vinnande anbudet alltså kom från företaget som ägs av enhetschefens anhöriga. Enligt en anställd på enheten ska ytterligare ett företag ha tillfrågats via telefon men avböjt att lämna anbud, vilket inte finns registrerat.

Enligt lagen om offentlig upphandling krävs det att det finns dokumentation om upphandlingar om det handlar om så stora summor som det gör i det aktuella fallet. Bolaget har under 2022 och 2023 fakturerat kommunen för sammanlagt drygt 1,2 miljoner kronor inklusive moms.

– Att dokumentera genomförandet av en upphandling, det måste man göra när upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor. Det har den upphandlande organisationen en skyldighet att göra. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att kunna motivera den upphandlande organisationens samtliga beslut under upphandlingens alla skeden, säger Victoria Westergren, jurist vid Upphandlingsmyndigheten.

Hon säger också:

– Känner man själv att det finns risk för jäv så bör det finnas incitament till att faktiskt vara extra noggrann med dokumentationen.

Victoria Westergren är jurist vid Upphandlingsmyndigheten. "Känner man själv att det finns risk för jäv så bör det finnas incitament till att faktiskt vara extra noggrann med dokumentationen.", säger hon till tidningen.

Foto: Upphandlingsmyndigheten

Vad händer om dokumentationen saknas?

– Det kan inte hända mer än att tillsynsmyndigheten, som är Konkurrensverket, fattar ett tillsynsbeslut och säger att det finns brister i dokumentationsskyldigheten vilket innebär att den upphandlande organisationen har agerat fel enligt upphandlingslagstiftningen.

Vad säger lagen om jäv vid direktupphandling?

– I upphandlingslagstiftningen finns det inga specifika jävsregler utan det regleras främst i kommunallagen och förvaltningslagen. Däremot så har du i upphandlingslagstiftningen den grundläggande upphandlingsprincipen om likabehandling. Likabehandlingsprincipen innebär att alla leverantörer ska behandlas lika i upphandlingen vilket i princip innebär att det inte får förekomma jäv.

– Skulle det visa sig att den som fattat beslut om att tilldela det direktupphandlade kontraktet till en viss leverantör har ett personligt intresse av att kontraktet tilldelas denna leverantör, då är det alltså främst kommunallagens eller förvaltningslagens regler om jäv som träder in. Om man anser att en myndighet, kommun eller region har agerat felaktigt finns det en möjlighet att göra en anmälan till Justitieombudsmannen, säger Victoria Westergren.

Mats Lange, inköpschef vid inköpsenheten på Strängnäs kommun:

– Direktupphandlingsgränsen är 700 000 kronor per år eller per avtal. Man kan alltså inte teckna ett långt avtal, om det skulle innebära att kontraktsvärdet blev för högt.

Mats Lange ger ett exempel:

– Vi säger att man handlar för 300 000 kronor per år, då kan man inte teckna ett femårigt avtal för då blir kontraktsvärdet över 700 000 kronor. Om man köper något under året till mer än 700 000 kronor så ska man göra en annonserad upphandling, förklarar Mats Lange.

Bolaget, vars ägare är chefens nära anhöriga, har fakturerat strax under 700 000-gränsen de två senaste åren, 2022 var summan 617 314 kronor och 2023 616 002 kronor.

Kan företag i praktiken undvika att göra en offentlig upphandling genom att systematiskt hålla sig precis under den gräns på 700 000 kronor som krävs per år eller per avtal?

– Rent tekniskt så är det fullt möjligt att direktupphandla under 700 000 kronor. Men har man ett behov som sträcker sig under väldigt lång tid och lägger sig på 699 000 varje år så bör man i stället göra en annonserad upphandling, säger Mats Lange.

Enhetschefens närstående har genom sitt bolag fått ta över arbetsuppgifter som anställda på Strängnäs kommun tidigare utförde.

Oftast har företaget fakturerat 20 timmar för en helg, och därtill har ytterligare timmar för uppgifter som bara görs vissa helger tillkommit.

En person med insyn som tidningen har pratat med säger att helgarbetet inte tar 20 timmar.

– Nej, det tar absolut inte 20 timmar. Om det är jättemycket tar det fem timmar lördag och fem timmar söndag.

Ytterligare en person med insyn säger:

– Helgjobbet tog inte 20 timmar när jobbet låg på kommunanställda.

– Jag har tänkt "hur vågar man ha sin släktings företag till att göra så mycket jobb". När det gäller arbetsuppgifterna på helger som lades ut på entreprenad så fick jag höra att "det var inga anställda som ville göra det jobbet nuförtiden". Jag var skeptisk men hoppades att det hade gått rätt till, berättar en person med insyn.

En annan med insyn säger så här:

– Det blev tjafs när enhetschefens favoriter fick de bästa dagarna. Hade schemat skötts snyggt så hade anställda velat göra jobbet på helgerna. Många säger att "det är synd att vi inte har de uppgifterna längre". Det skulle bli mycket billigare om det gjordes av kommunanställda.

Och en annan person säger:

– Arbetsuppgifterna var schemalagda för de anställda innan, och det fungerade. Folk tyckte att det var konstigt att vi själva inte kunde göra uppgifterna.

Trots visselblåsarutredningen 2023 fick enhetschefens närstående teckna ett nytt avtal med kommunen 2024.

Foto: Anna Hübsch

Den 8 februari 2024 tecknade den aktuella enheten ett nytt avtal med chefens närståendes bolag. Detta avtal har enligt Mats Lange inte genomgått en större annonserad upphandling. Istället rör det sig om en direktupphandling utförd av den aktuella enheten utan inköpsenhetens medverkan. Det är inte enhetschefen som har skrivit under avtalet utan det är samma person som också var beställare vid avtalet 2017.

– Det är inte ett “upphandlat” avtal i den bemärkelsen att det är resultatet av en större annonserad upphandling, förklarar Mats Lange. 

– Det är en direktupphandling.

Avtalet 2024 tecknades alltså efter visselblåsarutredningen som var klar i mars 2023.

Dessutom visar tidningens granskning att den kommunala enheten även gör affärer med ett annat företag med koppling till dess chef – det aktuella bolagets vd är chefens mycket nära släkting.

Mellan januari 2022 och maj 2024 finns sammanlagt 417 fakturor från släktingens företag till Strängnäs kommun på ett totalt belopp på 974 441 kronor.
Dock är det inte alla räkningar som går till just enhetschefens avdelning utan även andra enheter på kommunen gör köp hos företaget.

Tidningen har pratat med personer med insyn på den aktuella enheten.

– Vi hade fått anlita det företaget för länge sedan. Sedan fick vi inte längre anlita det, men när enhetschefens släkting tog över företaget skulle vi plötsligt anlita företaget igen, säger en källa.

– Man får höra att "vi går dit för det ligger ändå så nära", säger en annan källa.

Ytterligare en person med insyn uttrycker sig liknande.

– Enhetschefen har sagt: "Det är ju bra att handla där. Det är ju så nära", berättar personen.

Tidningen har pratat med den aktuella enhetschefen.

Varför anlitar den enhet som du är chef för din närståendes företag?

– Det är ju inte så att jag anlitar, om ett företag räknar på en upphandling och det företaget vinner så har det gått regelrätt till.

Men tidningen har sett fakturor från 2017 som bevisar att hen står som beställare – innan det hade gjorts någon upphandling.

Faktura från 2017 där enhetschefen är referens på fakturan från sin närståendes företag. Vid denna tidpunkt fanns inget avtal mellan kommunen och enhetschefens närstående.

Foto: Anna Hübsch

Varför fortsätter ni att anlita din närståendes bolag?

– Jag tror inte att det är olagligt på något sätt. Jag är inte involverad i den upphandlingen alls. Jag har medvetet hållit mig utanför de upphandlingar där det finns eventuella anhöriga som räknar på det.

Varför handlar din enhet hos ett bolag som en annan närstående är vd för? 

– Det är utav de skälen att det ligger nära och att det har de sakerna som vi behöver. Och vi kan inte hålla lager heller. Jag visste inte att hen var vd.

Du visste inte att din närstående var vd på bolaget?

– Nej, jag har inte vetat att hen var vd. Jag visste att hen var någon slags chef. Vi har handlat där i många, många år och hen fanns inte ens på det företaget när vi började handla där.

Men tidningen kan se att enhetschefen på Facebook har gillat en tidningsartikel som enhetschefens närstående är med i och där det klart och tydligt står att hen är platschef och vd på företaget.

"Den är svår den frågan, det tycker jag", säger den tillförordnade kontorschefen på frågan om det är lämpligt att det finns ett nära släktförhållande mellan enhetschefen och den som äger det anlitade företaget.

Foto: Anna Hübsch

Tidningen har också pratat med den tillförordnade kontorschefen på det kontor enheten tillhör.

Kan du kommentera lämpligheten i att en enhet på kommunen köper tjänster av ett företag som drivs av en nära anhörig till den aktuella enhetens chef?

– För det första tycker jag att det är jätteviktigt att jäv aldrig ska förekomma. Att vi ska vara helt transparenta och att kommunens upphandlingar går rätt till.

Men är det lämpligt?

– I de situationerna blir det alltid spekulationer. Men det viktigaste återigen är att man har gått rätt tillväga. Jag tycker att det är viktigt att stå fast vid att det har gått rätt tillväga.

Har det gått rätt tillväga?

– Ja det vill jag påstå att det har gjort.

Men är det lämpligt att det finns det här nära släktförhållandet?

– Den är svår den frågan, det tycker jag.

Har kommunens egna riktlinjer om jäv följts?

– Direkt efter visselblåsarutredningen tog kommunen tag i det. Alla chefer har gått på utbildning. Det som kunde föras diskussion om, attesträtten och chefskapet har ändrats.

Så enhetschefen kan inte längre attestera fakturor från sin närståendes bolag, vilket tidningen har sett exempel på?

– Nej, precis. Och enhetschefen är inte längre chef för de anställda på enheten som hen är släkt med. Vi tar till oss av den kritiken som kommer och ser över rutinen. Vi vill ju ha hög trovärdighet i kommunen.

Enligt lagen om offentlig upphandling måste det finns dokumentation om hur en upphandling har gått till. Men det gör det inte i fallet med det muntliga avtalet som slöts i slutet av 2021.

Foto: Anna Hübsch

Men tillbaka till om allt har gått rätt tillväga. Det finns ingen dokumentation kring hur det gick till när det muntliga avtalet tecknades mellan den aktuella enheten och enhetschefens närstående i december 2021. Det måste finnas dokumentation enligt lagen om offentlig upphandling.

– Jag får kolla upp det. Jag tycker att inköpsavdelningen är väldigt bra på vår kommun och där får vi allt stöd vi behöver.

Men här har ni inte tagit stöd av inköpsavdelningen. De kände inte till det här muntliga avtalet.

– Okej. Det måste jag få kolla upp.

Men hur lämpligt är det att ni inte har någon dokumentation om hur upphandlingen har gått till?

– Då får vi se till att rätta till det.

Men dokumentationen ska finnas inom 30 dagar efter att upphandlingen har gjorts.

– Okej. 

Varför har det tecknats ett nytt avtal med enhetschefens närståendes bolag i februari i år trots visselblåsarutredningen 2023?

– Jag har svårt att se att vi skulle exkludera det bolaget i upphandlingen. Det hade varit en annan sak om arbetet inte hade utförts bra tidigare. Jag har inte hört några signaler över huvud taget om det. 

Varför har kommunen inte anställt mer personal i stället för att lägga ut jobb på entreprenad?

– Under senare år har vi fått mer pengar för att anställa mer folk så det har vi gjort. Sen har vi vissa arbetsuppgifter som är i säsong och på helg och då har vi valt att lägga ut det på entreprenad för det har varit det bästa ekonomiska för kommunen.

Blir det billigare att lägga ut jobb på entreprenad än att anställda gör uppgifterna?

– Absolut. Vi måste anställa fler om vi ska utföra arbetsuppgifter som är på helg och under en intensiv tid under säsong.

Var kommunens behov inom enheten så stort att ni var tvungna att köpa tjänster av det aktuella bolaget 2021 för 1,8 miljoner kronor, 2020 köptes tjänster för 1,6 miljoner kronor och 2019 var det 1 875 000 kronor?

– Inklusive moms var det. Det var en stor upphandling som skedde för fyra år där det aktuella bolaget vann. Då hade vi inte lika många anställda, då köpte vi tjänster. När vi sedan har 2022, 2023 och 2024, så har kommunen växt och vi har fått in väldigt duktig personal som har kunnat utföra de arbetsuppgifter som vi tidigare köpte tjänster för.

Kommunallagen säger att "kommuner och regioner ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet". Har det skett när 7,3 miljoner kronor har betalats ut bara under avtalstiden 2018-2021 till enhetschefens närståendes företag?

– Ja 5,9 miljoner för det andra är ju moms, utslaget på fyra år. Jag vill påstå att det var det.

Tidningen har källor som säger att det finns kommunanställda som skulle vilja utföra de arbetsuppgifter som enhetschefens närstående fortfarande gör på helger men som kommunanställda gjorde förr.

– Vi har mycket att ta hänsyn till, veckovilan, man får inte jobba hur mycket som helst. Och arbetsuppgifterna är koncentrerade mycket till sommaren och då ska vi också erbjuda våra anställda semester. Man har verkligen tittat på om det är billigare att anställa personer än att lägga ut säsongsdelar på entreprenad. Med den ekonomiska ram vi har, är det här det bästa alternativet.

– Jag har fullt förtroende för hen (enhetschefen), det måste jag säga. Hen har varit en fantastisk chef.

Den tillförordnade kontorschefen får också möjlighet att kommentera att enhetschefen låter anställda handla på ett företag där en närstående till enhetschefen är vd.

– Vi har flera lokala företag i närheten av oss som vi handlar av. Jag ser inte att någon drar någon fördel av att det är ett släktskap där.